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Word的“壓縮”功能

放大字體  縮小字體 發布日期:2006-06-10
         如果你有一臺電腦而沒有打印機,你一定希望在Word中編輯的文檔所占的空間比較小,這樣就可以直接將一個文檔拷貝到軟盤上,再到有打印機的電腦上打印。一般來說,如果Word文檔中沒有圖片,那么一張軟盤足可以容納下一個文檔。當文檔中有圖片的時候,這時文檔所占的空間就比較大,有時一張軟盤裝不下。
  這種情況通常有兩種解決辦法。一是通過壓縮軟件將文檔壓縮,將壓縮后的文檔拷貝到一張軟盤上,再到其它的電腦上解壓。二是將一個文檔分為幾個小文檔,將它們分別拷貝到幾張軟盤上,再到其它的電腦上合并。我想,這兩種辦法都是非常不方便的。筆者經過實踐,發現Word本身對于含有圖片的文檔,有效果極佳的“壓縮”功能。當然,這不同于真正的壓縮,只是筆者對這種功能的命名。“壓縮”方法非常簡單,步驟如下:
  第一、不要通過剪貼板將圖片直接粘貼到文檔中。如果需要剪貼板里面的圖片,應通過Windows的“畫筆”,將其存為一個文檔。
  第二、再將這些圖片文檔直接插入到文檔的相應位置。
  第三、選擇Word“編輯”下的“全選”項,選擇該圖片,再選擇“編輯”下的“復制”項。
  第四、重新建立一個新文檔,選擇“編輯”下的“粘貼”項,將圖片粘貼到新文檔中。
  至此,讀者可以發現,通過剪貼板將圖片直接拷貝所建立的文檔,與通過插入圖片文檔所建立的文檔相比,后者所占的空間小得多。再將后者通過第三、第四步處理得到的文檔與未處理者相比,所占的空間又有明顯地減小。
 
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